Nomeações

Os compromissos são essenciais para o Bookablesites, simplificando o agendamento e reduzindo a necessidade de chamadas telefônicas, ao mesmo tempo em que lhe dão controle total sobre sua lista de compromissos.

Criando compromissos

A Bookablesites prioriza reservas fáceis no front-end: os clientes visitam sua página de reservas, escolhem um serviço e agendam um horário.

Se você precisar criar um compromisso em nome de um cliente, faça-o na área de administração por meio da página Compromissos ou Calendário. Clique em + Adicionar compromisso no canto superior direito para abrir um formulário de reserva compacto. Selecione o Serviço, Funcionário, Data, Hora, Local (se houver vários locais) e Cliente.

O pop-up também permite que você escolha se deseja enviar uma notificação por e-mail ao cliente. O tipo de notificação enviado (Compromisso Aprovado ou Compromisso Pendente) segue o status padrão definido em Configurações Gerais.

Se configurado para um serviço, o Group Booking permite adicionar vários clientes ao mesmo compromisso.

O formulário de reserva do administrador inclui opções não disponíveis na página de reserva pública: você pode adicionar extras, preencher campos personalizados, aplicar cupons e ativar compromissos recorrentes (se esse recurso estiver ativo para o serviço).

No pop-up compacto + Adicionar compromisso, abra esses controles extras clicando em Mais opções. O formulário expandido mostra os detalhes e o resumo da reserva, incluindo:

• Nome do serviço
• Duração do serviço
• Preço do serviço
• Funcionário designado
• Data e hora
• Localização
• Clientes
• Preços

Use o + Novo Cliente botão dentro do formulário para criar um registro do cliente em tempo real ao concluir a reserva.

Depois de terminar de selecionar todos os detalhes do compromisso, clique em Salvar no canto inferior direito. A(s) nomeação(ões) serão registradas e aparecerão tanto na lista de Nomeações quanto no Calendário.

Reservas fora do horário de trabalho e acima de compromissos existentes

Por padrão, as reservas são restritas às horas de trabalho definidas pelo funcionário. Administradores, superadministradores e quaisquer funções personalizadas que você criar podem receber permissões para substituir isso.

Para alterar essas permissões:

1. Ir para Configurações Usuários e funções Funções.
2. Abra o menu de três pontos ao lado da função que deseja alterar e escolha Editar.
3. Nas Configurações de função, encontre e habilite uma ou ambas as opções, conforme necessário:
   • Permitir reservas fora do horário de trabalho
   • Permitir nomeações sobrepostas
4. Habilitá-los permitirá que usuários com essa função agendem compromissos além do horário normal de um funcionário e/ou criem compromissos que se sobreponham aos existentes no Bookablesites.

Os controles são simples; aqui está uma breve explicação:

• A primeira alternância permite que você crie compromissos a qualquer hora do dia, ignorando o horário de trabalho definido pelo funcionário.
• A segunda alternância permite criar compromissos sobrepostos a partir do formulário de reserva do administrador.

Ao agendar uma consulta no back-end, o menu suspenso Tempo sinalizará horários que já estão reservados ou que estão fora do horário de trabalho do funcionário.

Ativar essas opções pode aumentar o risco de overbooking de funcionários. Use-os com cautela — habilitá-los pode afetar a disponibilidade e o agendamento da equipe e é feito por sua conta e risco no Bookablesites.

Trabalhando com a lista de compromissos

Por padrão, a Lista de Compromissos exibe reservas agendadas para o próximo ano. Você pode alterar o período visível usando o filtro de intervalo de datas — para revelar todos os compromissos registrados, passar o mouse sobre o lado direito do campo de intervalo de datas e clicar no “X” que aparece.

Principais ferramentas na página Lista de compromissos:

• Caixa de pesquisa: pesquise compromissos por nome de serviço, nome do cliente ou funcionário.
• Filtros: Resultados restritos por serviço, cliente, funcionário, localização ou status.

Colunas explicadas:

• Horário: Horário de início agendado para o compromisso.
• Serviço: O serviço reservado. Os compromissos on-line (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) mostram o ícone de integração correspondente ao lado do nome do serviço. Reservas recorrentes também exibem seu ícone de recorrência ao lado do serviço.
• Clientes: O(s) cliente(s) vinculado ao compromisso. Os compromissos em grupo mostram um “+X” ao lado do nome do agente principal, onde “X” indica participantes adicionais. Para reservas em que um cliente especifica vários participantes no momento da reserva, o “+X” não aparece; em vez disso, a contagem de participantes fica visível no painel de detalhes que abre quando você seleciona o compromisso.
• Duração: A duração total da nomeação; selecionar um Extra que tenha duração estenderá esse tempo.
• Status: Um campo interativo que permite atualizações rápidas de status.
• Funcionário: O funcionário designado para a reserva.
• Notas: Adicione ou revise notas de nomeação nesta seção

Todas as ações de gerenciamento de compromissos e visão geral estão disponíveis nesses campos no Bookablesites.

Recursos adicionais de gerenciamento de compromissos

1. Detalhes da consulta: Como em outros lugares no Bookablesites, clicar em um compromisso abre um painel lateral com detalhes completos, incluindo:
   • Status da nomeação
   • Nome do serviço
   • Hora de início
   • Funcionário designado
   • Informações do cliente
   • Pagamento total (com opção “Ver preços detalhados” para detalhamento completo)
   • Extras selecionados
   • Quaisquer campos personalizados relacionados ao serviço
2. “Três Pontos” Menu: O menu de três pontos oferece diversas ações de agendamento:
   • Editar compromisso: Atualizar informações sobre compromissos.
   • Duplicado agendamento: Crie uma cópia do compromisso; a data e a hora serão liberadas para que você possa escolher novas.
   • Ver registo de actividades: Veja um histórico de ações para o compromisso (quem o agendou, registros de data e hora, alterações de status, rejeições, cancelamentos, reagendamentos).
3. Exportar dados: Exporte compromissos dentro do intervalo de datas atual para CSV. Um pop-up permite que você escolha um delimitador de vírgula ou ponto e vírgula e escolha quais colunas incluir. Observe que as exportações incluem apenas compromissos dentro do intervalo de datas selecionado —ajuste o filtro se precisar de um período diferente.

Funções e acesso a compromissos

O acesso à área de Nomeações é concedido a Administradores, Superadministradores e Funcionários, com diferentes níveis de visibilidade:

• Administrador e Superadministrador:
  • Todos os direitos para adicionar, visualizar e editar todos os compromissos e acessar todos os recursos relacionados.
• Funcionário:
  • É possível adicionar, visualizar e editar apenas compromissos atribuídos a eles, ver apenas os serviços que eles fornecem e visualizar os clientes que fizeram reservas com eles (mas não o banco de dados completo de clientes).

Concessão de acesso mais amplo por meio de funções personalizadas:

Para permitir que a equipe visualize todos os compromissos e clientes, habilite o Funções personalizadas recurso e crie uma função com permissões como:

• Ver todos os compromissos
• Ver todos os funcionários
• Ver todos os clientes
• Ver todos os serviços
• Ver todos os locais

Personalizando funções:

• As configurações de função podem ser ajustadas ainda mais na seção Funções para adaptar as permissões às necessidades da sua organização no Bookablesites.