任命

預約是 Bookablesites 的核心,它可以簡化日程安排並減少電話需求,同時讓您完全控制預約清單。

建立預約

Bookablesites 優先考慮輕鬆的前端預訂:客戶造訪您的預訂頁面、選擇服務並安排預約。

如果您需要代表客戶建立預約,請透過預約或日曆頁面從管理區域進行。點擊右上角的 + 新增預約以開啟緊湊的預訂表格。選擇服務、員工、日期、時間、地點（如果存在多個地點）和客戶。

彈出視窗還可讓您選擇是否向客戶發送電子郵件通知。發送的通知類型（預約已批准或預約待定）遵循常規設定中設定的預設狀態。

用於預訂新預約的使用者介面,顯示服務、員工、日期、時間和位置的欄位。「新預約」按鈕和「新增預約」標題突出顯示。

如果配置為某項服務,團體預訂可讓您將多個客戶新增至同一預約。

管理員預訂表單包括公共預訂頁面上不提供的選項:您可以新增附加功能、填寫自訂欄位、套用優惠券以及啟用定期預約（如果該功能對於服務有效）。

在緊湊的 + 新增預約彈出視窗中,按一下「更多選項」開啟這些額外的控制項。擴充表格顯示預訂詳細資訊和摘要,包括:

  • 服務名稱
  • 服務期限
  • 服務價格
  • 指定員工
  • 日期和時間
  • 地點
  • 客戶
  • 定價

使用 + 新客戶 表單內的按鈕可在完成預訂時即時建立客戶記錄。

理髮預約的預訂表顯示客戶詳細資料、員工、日期、時間、地點和價格。客戶資訊部分以紅色框突出顯示。

選擇完所有預約詳細資訊後,按一下右下角的「儲存」。預約將被記錄並出現在預約清單和日曆中。

工作時間以外和現有預約期間的預訂

y 預設情況下,預訂僅限於員工規定的工作時間。管理員、超級管理員以及您建立的任何自訂角色都可以被授予覆蓋此內容的權限。

若要變更這些權限:

  1. 前往 設定 用戶和角色 角色。
  2. 開啟要變更的角色旁邊的三點選單並選擇編輯。
  3. 在角色設定中,根據需要尋找並啟用以下一個或兩個選項:
    • 允許在工作時間以外預訂
    • 允許重疊的預約
  4. 啟用這些將允許具有該角色的使用者安排超出員工正常時間的預約和/或建立與 Bookablesites 中現有預約重疊的預約。
設定頁面顯示員工的“使用者和角色”,其中突出顯示了管理預訂、查看預約以及允許在工作時間之外或現有預約之外預訂的選項。

控制很簡單；這裡有一個簡短的解釋:

  • 第一個切換可讓您在一天中的任何時間建立預約,忽略員工定義的工作時間。
  • 第二個切換允許從管理員預訂表單建立重疊的預約。

在後端安排預約時,時間下拉式選單將標記已預訂或超出員工工作時間的時段。

開啟這些選項可能會增加員工超額預訂的風險。謹慎使用它們 —啟用它們可能會影響員工的可用性和日程安排,並且在 Bookablesites 中自行承擔風險。

使用預約清單

預設情況下,預約清單顯示下一年的預訂安排。您可以使用日期範圍過濾器 — 更改可見的時間範圍,以顯示記錄中的每個預約,將滑鼠懸停在日期範圍欄位的右側,然後按一下出現的 “X”。

預約清單頁面上的關鍵工具:

  • 搜尋框:按服務名稱、客戶名稱或員工尋找預約。
  • 過濾器:按服務、客戶、員工、位置或狀態縮小結果範圍。

列解釋:

  • 時間:預約的預定開始時間。
  • 服務:預訂的服務。線上預約（Zoom、Google Meet、Microsoft Teams）在服務名稱旁邊顯示對應的整合圖示。定期預訂也會在服務旁邊顯示其定期圖示。
  • 客戶:與預約相關的客戶()。團體預約顯示主要預訂者姓名旁邊有一個 “+X”,其中 “X” 表示其他與會者。對於客戶在預訂時指定多名參與者的預訂,“+X” 不會出現；相反,與會者人數在選擇預約時開啟的詳細窗格中可見。
  • 持續時間:預約的總時間；選擇具有持續時間的 Extra 將延長此時間。
  • 狀態:允許快速更新狀態的互動式欄位。
  • 員工:負責預訂的工作人員。
  • 注意:在本節中新增或查看預約說明

所有預約管理和概覽操作均可透過 Bookablesites 中的這些欄位取得。

其他預約管理功能

  1. 預約詳情: 與 Bookablesites 中的其他地方一樣,點擊預約將打開一個側面板,其中包含完整的詳細信息,包括:
    • 預約狀態
    • 服務名稱
    • 開始時間
    • 指定員工
    • 客戶資訊
    • 總付款（帶有 “查看詳細定價”選項,以了解完整明細）
    • 選定的附加內容
    • 與服務相關的任何自訂欄位
  2. “三點”選單: 三點選單提供多種預約操作:
    • 編輯預約: 更新預約資訊。
    • 重複預約: 建立預約副本；日期和時間將被清除,以便您可以選擇新的。
    • 查看活動日誌: 查看預約操作的歷史記錄（誰預訂了、時間戳記、狀態變更、拒絕、取消、重新安排）。
  3. 匯出資料: 將目前日期範圍內的預約匯出為 CSV。彈出視窗可讓您選擇逗號或分號分隔符號並選擇要包含的列。請注意,匯出僅包含所選日期範圍內的預約—如果您需要不同的時間段,請調整過濾器。

角色和任命權限

管理員、超級管理員和員工可以進入任命區域,並具有不同可見度等級:

  • 管理員和超級管理員:
    • 新增、檢視和編輯所有約會以及存取所有相關功能的完全權利。。
  • 員工:
    • 可以僅新增、檢視和編輯分配給他們的預約,僅查看他們提供的服務,並查看已向他們預訂的客戶（但不能查看完整的客戶資料庫）。

透過自訂角色授予更廣泛的存取權限:

讓員工查看所有預約和客戶,啟用 自訂角色 功能並建立具有以下權限的角色:

  • 查看所有預約
  • 查看所有員工
  • 查看所有客戶
  • 查看所有服務
  • 查看所有位置

自訂角色:

  • 可以在角色部分進一步調整角色設置,以根據您在 Bookablesites 中的組織需求自訂權限。