啟動和配置
若要啟動此選項,請前往 功能和集成 Bookablesites 中的部分。找到“Google 日曆和 Google Meet” 集成,然後按一下 “啟用” 按鈕開啟它。
啟動後,卡片將重新載入並顯示 “設定” 按鈕。選擇此按鈕可在 Bookablesites 中開啟 Google 日曆和 Google Meet 的設定頁面。
您可以透過兩種方式將 Bookablesites 與 Google 日曆連接起來:
- 連接主帳戶:
連結管理員的 Google 帳戶並將該帳戶中的日曆指派給特定員工。 - 透過以下方式連接 帳戶設定:
工作人員透過帳戶設定連結自己的 Google 帳戶。每個人最多可以連接 6 個 Google 帳戶並選擇多個日曆來控制其可用性。
無論使用哪種選項,都可以使用選定的日曆來阻止可用性,並且可以指定單一日曆來儲存 Bookablesites 預約。主要配置選項包括:
- 插入待處理的任命: 將尚未批准的預約放入日曆中。
- 新增活動參與者: 將所有預訂的客戶新增至 Google 日曆活動,這對於團體預訂很有幫助。
- 允許顧客看到其他與會者: 讓客戶查看同一組預約中其他人的姓名。為了保護隱私,預設情況下這是關閉的。
- 發送活動邀請電子郵件: 除了 Bookablesites 通知之外,還發送標準的 Google 日曆邀請電子郵件。
- 刪除 Google 日曆繁忙時段: 使用 Google 日曆中的 “繁忙”時間來封鎖預訂時段並避免重複預訂。
- 在 Google 活動中包含緩衝時間: 可選擇在 Google 日曆活動中新增預約之前或之後的緩衝時間。
- Google Meet 整合: 當此選項處於活動狀態時,會自動將 Google Meet 連結附加到約會。
活動標題和活動描述
您可以使用純文字以及 {{service_name}} 等佔位符來調整從 Bookablesites 預訂建立的 Google 日曆事件的顯示方式。預設情況下,事件標題使用服務名稱,描述為空。
- 活動名稱:
點擊 “事件標題” 欄位內部,然後使用其下方的下拉式選單選擇標題中應顯示的資訊。{{service_name}} 佔位符會自動包含,但您可以根據需要新增自己的文字並插入其他佔位符。例如。{{service_name}} 與 {{customer_first_name}} - 活動描述:
以同樣的方式,您可以編輯 “事件描述” 欄位。點擊欄位內部並從下拉式選單中選擇您想要的詳細資訊。由於描述一開始是空白的,因此您可以準確定義將在那裡顯示哪些資訊。範例如下所示
- 日期:{{appointment_start_date}}
- 時間:(（appointment_start_time}}
- 客戶:{{customer_first_name}}
佔位符可讓您自動將預訂詳細資訊拉入活動標題和描述中。這可以幫助您產生清晰、資訊豐富的事件,立即顯示關鍵資訊。
連結主帳戶
當所有員工日曆都透過單一 Google 帳戶控制時,此選項是理想的選擇。連接管理員帳戶後,每位員工都會被列出,您可以為他們分配特定的日曆。
上圖說明了員工和 Google 日曆之間的三種不同連線狀態:
- “Mike Peters” 未連接到任何 Google 帳戶。
- “員工範例”透過 Google 日曆整合畫面連接。
- “John Doe” 透過帳戶設定連接到他自己的 Google 日曆。
預設情況下,連接 Google 帳戶後,所有員工都會列在事件標題和事件描述部分下,其姓名旁邊有一個空下拉式選單,如範例中的 “Mike Peters” 所示。
當您為員工指派日曆時,下拉式選單會開啟並顯示先前連接到 Bookablesites 的 Google 帳戶中所有可用的日曆。為員工選擇其中一個日曆,如 “員工範例所示,” 將該員工連結到該特定日曆。員工以這種方式連線後,他們將無法再自行連線個人 Google 帳戶。
當透過功能和整合將日曆指派給員工時,他們將被阻止從帳戶設定連結自己的 Google 帳戶。如果員工需要使用個人帳戶,管理員必須先點擊員工姓名旁邊的 “X” 並儲存更改,以刪除指定的日曆。
允許員工登入並連接自己的日曆（例如範例中的 “John Doe”)本質上與使用 “ 相同透過帳戶設定連結” 方法如下所述。
透過帳戶設定連結
員工可以從帳戶設定中獨立連接他們的 Google 日曆。當他們使用多個日曆或不想依賴管理員分配的日曆時,這種方法很有幫助。
如果在「功能和整合」中員工姓名旁邊出現 “被員工覆蓋”,則表示該員工已連接自己的 Google 帳戶。在這種情況下,管理員無法為該員工分配日曆,除非員工先斷開個人整合。
若要允許員工登入 Bookablesites 並連接自己的帳戶,請依照下列步驟操作:
- 前往 設定 > 使用者和角色 > 用戶。
- 找到員工,打開其姓名旁邊的選單,然後選擇 “啟用登入。”
- 建立或產生密碼並與他們分享登入資訊。
（您也可以從中執行此操作 員工標籤。)
登入後,員工可以透過前往帳戶設定 > 整合 > Google 日曆來連接他們的 Google 帳戶。
此操作會開啟一個新窗口,登入的工作人員可以在角色允許的情況下編輯其個人資料詳細資訊、更新密碼並調整工作時間。對於此設定來說最重要的是,他們可以前往整合區域並將自己的 Google 帳戶連接到 Bookablesites。
曾經 整合 訪問部分,點擊“谷歌日曆“。
在該部分中,選擇 “Connect Account,”,Bookablesites 將把您重新導向到 Google 的登入頁面,您可以在其中選擇要使用的 Google 帳戶。選擇帳戶後,Google 將顯示一條通知,解釋您授予 Bookablesites 權限 查看並修改所有日曆上的事件 在該帳戶中,以及查看和 下載您可以透過 Google 日曆存取的任何日曆。
若要啟用 Google 日曆集成,您必須授予兩個請求的權限,然後按一下 “繼續,”,如範例所示。
Bookablesites 被授權存取 Google 帳戶後,您將返回帳戶設定 > 整合頁面,其中連線狀態將顯示為活動狀態。從那裡,您可以:
- 新增另一個帳戶 – 員工可以連接多個 Google 帳戶,以便他們可以選擇哪些日曆會阻止 Bookablesites 中的可用性。最多可以連結六個帳戶。
- 同步
從連接的帳戶中選擇一個日曆,所有 Bookablesites 預約都將在其中建立。僅可選擇一個日曆來同步約會。 - 從日曆中封鎖時間 – 選擇一個或多個日曆,其繁忙時間將阻止在 Bookables 網站進行預訂。點擊 “新增日曆,最多可新增六個日曆。” 例如,如果您同時選擇工作日曆和個人日曆,則任何 忙碌的 Bookables 網站將封鎖其中任何一個的時間。
- 插入待處理的任命
b 預設情況下,當員工連接其 Google 帳戶時,Google 日曆和 Google Meet 整合中的全域設定不會自動套用。員工必須決定是否也應將待處理的可預訂網站預約新增至他們的 Google 日曆。 - 在 Google 活動中包含緩衝時間
此設定也獨立於全域 Google 日曆選項。每位員工都可以選擇是否將緩衝時間包含在 Bookablesites 建立的事件中。 - 活動標題和活動描述
這些欄位也不會繼承全域配置。員工需要在此定義自己的活動標題和描述格式。
完成後請務必儲存變更
Google Meet
Google Meet 必須先在全球層級開啟 功能和集成 > 谷歌日曆 > 設定。在那裡啟動後,Google Meet 連結將自動附加到新的約會。
請務必查看每位員工的工作時間和服務配置,以確認該服務是在線上或跨所有地點提供的；如果沒有,則不會產生 Google Meet 連結。
開啟 “員工” 部分後,按一下要修改的員工旁邊的三點選單並選擇 “編輯員工。” 在員工的個人資料中,您可以更新他們的個人資料 預設 為該員工定位並啟用 Google Meet。
請記住,在此處設定 Google Meet 並不一定意味著員工已準備好在線預訂。你仍然需要審查他們的 工作時間 並確認他們的位置 服務 可用（線上、現場或所有地點）。
工作時間:
查看員工個人資料時,開啟 “工作時間” 標籤並查看他們的日程安排。因為工作時間非常靈活,所以只需選擇 Google Meet 作為 預設位置 如果在工作時間內手動設定特定位置可能還不夠。在這種情況下,時間表中定義的自訂位置可以覆蓋預設值,如下面的範例螢幕截圖所示。
在此範例中,員工使用 預設位置（Google Meet）每週二舉行,而週一則專門安排在 “Barbershop Salem” 地點。請記住,您可以在員工的工作時間內分配多個地點並創建多個工作時間,以便他們可以在不同的時間段內在不同的地點工作。
確認員工工作時間設定正確後,您可以繼續配置 服務。
- 服務:
去 服務 部分並開啟您想要提供的服務 Google Meet。 在服務詳細資訊中,導覽至左側的 “設定” 標籤並尋找 “您想要在哪裡提供服務” 設定。選擇 “線上”或 “所有位置”將允許使用此服務進行調度 Google Meet。選擇 “On-Site” 將阻止 Google Meet 連結新增至該服務的預約中。
確認員工的工作時間且該服務可在線上取得後,您可以開始使用 Google Meet。
建立新預訂時,將產生唯一的 Google Meet 連結。團體預訂為所有參與者共享一個 Meet 連結。如果 “S活動結束邀請電子郵件” 在您的全球 Google 日曆中啟用,並且 Google Meet 設定後,客戶可以接受邀請,活動—包括 Meet 連結以及 Bookablesites 的活動標題和描述—將添加到他們的 Google 日曆中。
常見場景和故障排除
場景 1: 員工僅透過功能和整合連接,但仍收到雙重預訂問題:員工透過管理員（F&I）連接,但僅同步一個日曆。其他包含活動的個人或工作日曆不會阻止可用性,從而導致重疊。
解決方案:
- 從功能和整合中刪除連線。
- 讓員工透過帳戶設定 > 整合 > Google 日曆進行連線。
場景2: 被員工覆蓋”出現在功能和整合問題中:管理員在查看員工的日曆狀態時看到此標籤。
意義:員工透過帳戶設定連接他們的 Google 帳戶,因此管理員無法透過 F&I 分配日曆。
解決方案:如果需要集中式日曆管理,請先要求員工斷開帳戶設定整合。
場景3: 員工從管理員‑託管到自我‑託管連線切換問題:員工透過 F&I 連接,但現在需要存取多個日曆。
解決方案:
- 管理員刪除 F&I 連線（按一下員工姓名旁的 X）。
- 員工透過帳戶設定重新連線並選擇所需的日曆。
場景4: 管理員在帳戶設定問題中看到 “您已連線”:管理員嘗試透過帳戶設定進行連接,但已經透過 F&I 連結了日曆。
解決方案:
- 首先斷開與 F&I 的連接,然後透過帳戶設定進行連接。
- 選擇一種連接方式以避免衝突。
場景5: 員工已連接,但事件未出現在 Google 日曆問題:連線存在,但 Google 日曆中缺少新預訂。
可能的修復:
- 驗證在帳戶設定中選擇了正確的日曆。
- 重新連接 Google 日曆以刷新權限。
- 確認該員工的功能和整合下已啟用整合。
需要記住的要點
- 只有當外部事件標記為時,Google 日曆整合才會阻止 Bookablesites 中的時間 忙碌的。 如果某個插槽沒有被阻止,請確認它是從正確的日曆中提取的,然後編輯 谷歌活動 以確保其狀態為忙碌,而不是自由。
- 如果員工透過全域連線 Google 日曆整合（F&I）,該連線無法透過以下方式覆蓋 帳戶設定。
- 僅透過帳戶設定支援連接多個 Google 帳戶。
- 僅可指定一個 Google 日曆來接收 Bookablesites 建立的預約,但最多可以選擇六個日曆來阻止可用性。
- 全域事件標題和事件描述設定不會複製到員工的帳戶設定；每位員工必須配置自己的標題和描述格式。
- 新的約會將添加到連接的 Google 日曆中（線上或離線）。這不是追溯性的 — 連線之前進行的現有預訂不會自動新增。由於 Bookablesites 支援雙向同步,因此開啟和儲存預約（無需更改）將將其新增至 Google 日曆。
- 如果員工刪除從 Bookablesites 預約建立的 Google 日曆事件,預約狀態將變更為 “已拒絕” 並觸發 “預約已拒絕” 通知（如果啟用）。
- 如果員工移動了從 Bookablesites 預約建立的 Google 日曆事件,則預約將在 Bookablesites 中重新安排,並將發送 “預約重新安排” 通知（如果啟用）。
- Bookablesites 管理區域所做的變更將更新相應的 Google 活動。
- Bookablesites 中的日曆部分可以顯示 Google 日曆事件。開啟日曆,按一下「選項」下拉式選單,然後選擇 “顯示谷歌 日曆事件”查看 Google 事件（它們在角落顯示 Google 日曆圖示）。
- 如果 Google Meet 由管理員啟用 功能和集成 > 谷歌日曆 > 設定, 所有透過帳戶設定或功能和整合連接的員工均可使用它。